Vertrouwenspersonen

Heb je een probleem met iemand of iets binnen de vereniging?

Dan kun je dat natuurlijk allereerst aankaarten bij degene die daarover gaat. Of bij de betreffende commissieleden of bestuursleden.

Soms echter kan er ook sprake zijn van ongewenst gedrag of anderszins een gevoelige situatie, die je niet zo gemakkelijk kunt of durft aan te kaarten. Dan kun je terecht bij een vertrouwenspersoon. Die helpt jou het probleem helder te krijgen. Hij of zij kent de club en kan je daarin de weg wijzen. Of adviseert je hoe het probleem aan te pakken. De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk met je vraag om. Uiteindelijk kies jij de voor jou beste aanpak en gaat daarmee in principe zelf aan de slag. De vertrouwenspersoon gaat het dus niet voor jou oplossen.

De vertrouwenspersonen van De Sluipers zijn Joep Schuttelaar en Letty Hartog
bel of e-mail naar: vertrouwenspersoonman@sluipers.nl of vertrouwenspersoonvrouw@sluipers.nl

1. Rolbeschrijving Vertrouwenspersoon

Algemeen

Positionering
De vertrouwenspersoon wordt aangesteld door het bestuur. De vertrouwenspersoon rapporteert eenmaal per half jaar in algemene zin, dus volledig anoniem, over de activiteiten die hij of zij heeft uitgevoerd.

Doel van de rol
De vertrouwenspersoon staat open gesteld voor leden, die behoefte hebben aan een gesprek dat onder strikte geheimhouding plaatsvindt. De vertrouwenspersoon kan mogelijk ondersteuning bieden bij (dreigende) geschillen en/of klachten.

Geheimhouding
De vertrouwenspersoon heeft in principe geheimhoudingsplicht. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij de vertrouwenspersoon vanwege gewetensnood deze geheimhouding wil verbreken. De vertrouwenspersoon kan de geheimhouding pas dan verbreken, als de vertrouwenspersoon heeft voldaan aan de voorwaarden gesteld in de ‘Gedragscode Omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen’ (zie onderstaande Gedragscode).

Hoofdtaken

• Het verzorgen van eerste opvang van de medewerker (klager)
• het bieden van een luisterend oor
• het informeren over oplossingsmogelijkheden en regelingen
• het verwijzen van de medewerker
• het zichzelf presenteren als Vertrouwenspersoon

Activiteiten

• het verzorgen van de eerste opvang van de medewerker
• bieden van een luisterend oor
• het samen met klager analyseren van het probleem
• afhankelijk van probleem en analyse verwijzen naar trainer, teamleider, , commissievoorzitter of clubvoorzitter.
• het verwijzen van de medewerker naar huisarts, professionele hulpverlening, politie, maatschappelijk werk etc.
• het halfjaarlijks opstellen van een verslag (in algemene termen, zodat informatie niet herleidbaar is tot personen).

Eisen/kennis/vaardigheden

• de organisatie goed kennen (indicatie: minimaal 0,5 jaar in vereniging actief)
• empathisch, organisatiesensitief, tolerant en integer zijn en sociaal gedrag tonen
• positief kritisch kunnen luisteren en omgevingsgericht zijn
• zich aan geheimhouding kunnen houden, om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en met weerstanden
• in staat zijn een vertrouwensrelatie op te bouwen
• de mogelijkheid hebben onafhankelijk naar de problematiek te kijken
• kunnen reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander
• niet eigen oplossing voorop stellen, maar uitgaan van oplossingen van de klager
• geaccepteerd zijn door en het vertrouwen genieten van leden en bestuur
• gemotiveerd zijn om de rol op zich te nemen.

2. Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen

1. De Vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager/klaagster of andere personen die een beroep doen op hem/haar of tot wie hij/zij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar rol als vertrouwenspersoon ter kennis komt.
2. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager/klaagster of andere persoon/personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals in 3 omschreven.
3. Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:
   1. alles is in het werk gesteld de toestemming van betrokken persoon te verkrijgen
   2. de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding
   3. er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen
   4. het is vrijwel zeker dat het niet-doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of
 voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren
   5. de vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat de doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.
4. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.
5. De vertrouwenspersoon brengt betrokkene op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen.
6. Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon betrokkene onverwijld naar een andere vertrouwenspersoon en/of andere instantie.